Fiches Informatique & Numérique - Usages
André Laurens - Café’in Numérique - avril 2024
Rédiger et diffuser des documentsC’est quoi le problème ?Rédiger des documentsDiffuser des documentsDiffuser en format natifQuelles alternatives ?En conclusion
Rédiger et échanger des documents numériques est une activité courante du monde professionnel, mais elle concerne aussi la sphère privée, dès qu’il s’agit d’écrire un courrier administratif, d’établir des documents ou créer des visuels dans un cadre associatif, créatif, etc.
Ces activités vont mettre en œuvre des logiciels qui vont permettre de créer des fichiers dans certains formats, de les diffuser par des moyens divers (le mail principalement).
Quand il s’agit d’échanger ces documents, la question du format n’est pas aussi anodine qu’il y paraît à première vue, ce qui peut aboutir à des situations problématiques.
C’est le but de cette fiche d’éclairer ce sujet.
Le terme de document est ici pris au sens le plus large, et peut donc recouvrir :
des textes : lettre, article, mémo, recette de cuisine, …
des tableaux : répertoire d’adhérents, feuilles de calcul de budget d’association, …
des visuels basés sur des images : flyers, affiches, …
ces éléments pouvant être mixés, par exemple pour réaliser des présentations ou des plaquettes.
Pour les créer, on aura recours à des logiciels :
traitement de texte pour les premiers - ex. Microsoft Word, LibreOffice Writer
tableur pour les deuxièmes - ex. Microsoft Excel, LibreOffice Calc
et pour les derniers :
outils de manipulation d’images - ex. Adobe Photoshop, Gimp,
de mise en page et PAO1 - ex. Adobe InDesign, Scribus,
de présentation de diapositives - ex. Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress,
de dessin schématique ou “vectoriel” - ex. Microsoft Visio, LibreOffice Draw, Inkscape.
Tous ces logiciels produisent des fichiers dans des formats qui leur sont propres, et qui relèvent de deux catégories :
formats propriétaires, qui ne peuvent a priori être visualisés ou modifiés qu’avec l’outil qui a permis de les créer,
formats ouverts, dont la spécification est publiée afin que plusieurs logiciels puissent les manipuler.
Quand on diffuse des documents, la première question à se poser est à quelle fin on diffuse :
attend-on des destinataires qu’ils contribuent à la rédaction ?
ne sont-ils destinataires qu’à titre d’information (lecteurs) ?
Dans le premier cas, il faudra avoir convenu d’un format d’échange afin que chacun ait un logiciel qui permette la visualisation et la modification. Cela peut se faire :
en choisissant le même logiciel, si tous les rédacteurs sont 1) en capacité de l’installer sur leur matériel2 2) d’accord pour l’acheter s’il s’agit d’un logiciel payant,
en choisissant un format ouvert - ex. OpenDocument pour le traitement de texte, SVG3 pour le dessin vectoriel.
Dès lors, il sera possible d’échanger des documents dans le format “natif” retenu, qui permet la co-rédaction.
Dans le second cas, diffuser dans un format natif a deux implications :
l’émetteur fait l’hypothèse (voir requiert) que le destinataire dispose du même logiciel ou d’un logiciel qui comprend ledit format, ce qui n’est pas forcément le cas,
s’il dispose d’un logiciel adapté, le destinataire pourra modifier le document, ce qui n’est pas forcément le souhait de l’émetteur.
Par ailleurs, comme indiqué dans4 , le document en format natif peut contenir des informations cachées volontairement par le rédacteur (ex. colonnes cachées dans un tableur) ou involontairement (ex. historique des modifications dans un traitement de texte), qu’il n’est pas forcément loisible de divulguer aux destinataires. Il peut aussi contenir des macro-commandes qui posent des problèmes de sécurité informatique (cf. 4).
Il existe heureusement des formats de document qui ont été conçus pour diffuser de l’information et qui ne présentent pas ces inconvénients. Par exemple :
HTML : c’est le langage qui sert à écrire les pages web ; un fichier HTML est lisible avec n’importe quel navigateur internet ;
PostScript : langage destiné à envoyer des données complexes à une imprimante, il servi longtemps de format d’échange, et un peu tombé en désuétude pour cet usage depuis l’apparition du suivant.
Le plus répandu aujourd’hui est sans doute PDF5. Créé par la société Adobe en 1992, il est devenu une norme ISO en 2008. Bien qu’il s’agisse d’un format propriétaire, c’est un format publié, ce qui permet à des éditeurs tiers de développer des logiciels qui peuvent le manipuler.
Sa spécificité est de préserver la mise en page d’un document — polices de caractères, images, objets graphiques, etc. — telle qu'elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser. Aujourd’hui, la quasi totalité des logiciels cités plus haut ont une fonction “exporter en PDF”.
En générant un fichier PDF à partir d’un format natif, l’utilisateur peut contrôler exactement ce qu’il diffuse, et ce qu’il autorise les destinataires à faire avec le fichier diffusé (ex. modification, visualisation, impression, …). Par défaut, l’export PDF n’inclut pas les informations cachées, n’autorise pas la modification, et autorise la visualisation et l’impression.
Ainsi, le PDF est devenu un standard universel de diffusion pour la publication sur le web, mais aussi pour la bureautique et l’imprimerie.
Enfin, il faut citer le format ePub, un format ouvert standardisé pour les livres numériques (sur ordinateur ou sur liseuse).
Tant qu’on n’attend pas des destinataires qu’ils contribuent à la rédaction d’un document, il est préférable de diffuser en PDF.
Pour la rédaction collaborative, il faut convenir d’un format d’échange qui n’impose pas aux rédacteurs des contraintes (usage et coûts de matériels, systèmes d’exploitation, logiciels) hors de leur portée. Une bonne solution consiste à choisir des formats ouverts, des logiciels libres et multiplateforme (ex. pour la bureautique : les formats OpenDocument et la suite LibreOffice).