Fiches Informatique & Numérique - Usages

André Laurens - Café’in Numérique - avril 2024

Rédiger et diffuser des documents



C’est quoi le problème ?

Rédiger et échanger des documents numériques est une activité courante du monde professionnel, mais elle concerne aussi la sphère privée, dès qu’il s’agit d’écrire un courrier administratif, d’établir des documents ou créer des visuels dans un cadre associatif, créatif, etc.

Ces activités vont mettre en œuvre des logiciels qui vont permettre de créer des fichiers dans certains formats, de les diffuser par des moyens divers (le mail principalement).

Quand il s’agit d’échanger ces documents, la question du format n’est pas aussi anodine qu’il y paraît à première vue, ce qui peut aboutir à des situations problématiques.

C’est le but de cette fiche d’éclairer ce sujet.


Rédiger des documents

Le terme de document est ici pris au sens le plus large, et peut donc recouvrir :

ces éléments pouvant être mixés, par exemple pour réaliser des présentations ou des plaquettes.

Pour les créer, on aura recours à des logiciels :

Tous ces logiciels produisent des fichiers dans des formats qui leur sont propres, et qui relèvent de deux catégories :

Diffuser des documents

Quand on diffuse des documents, la première question à se poser est à quelle fin on diffuse :

Diffuser en format natif

Dans le premier cas, il faudra avoir convenu d’un format d’échange afin que chacun ait un logiciel qui permette la visualisation et la modification. Cela peut se faire :

Dès lors, il sera possible d’échanger des documents dans le format “natif” retenu, qui permet la co-rédaction.

Dans le second cas, diffuser dans un format natif a deux implications :

Par ailleurs, comme indiqué dans4 , le document en format natif peut contenir des informations cachées volontairement par le rédacteur (ex. colonnes cachées dans un tableur) ou involontairement (ex. historique des modifications dans un traitement de texte), qu’il n’est pas forcément loisible de divulguer aux destinataires. Il peut aussi contenir des macro-commandes qui posent des problèmes de sécurité informatique (cf. 4).

Quelles alternatives ?

Il existe heureusement des formats de document qui ont été conçus pour diffuser de l’information et qui ne présentent pas ces inconvénients. Par exemple :

Le plus répandu aujourd’hui est sans doute PDF5. Créé par la société Adobe en 1992, il est devenu une norme ISO en 2008. Bien qu’il s’agisse d’un format propriétaire, c’est un format publié, ce qui permet à des éditeurs tiers de développer des logiciels qui peuvent le manipuler.

Sa spécificité est de préserver la mise en page d’un document — polices de caractères, images, objets graphiques, etc. — telle qu'elle a été définie par son auteur, et cela quels que soient le logiciel, le système d'exploitation et l'ordinateur utilisés pour l’imprimer ou le visualiser. Aujourd’hui, la quasi totalité des logiciels cités plus haut ont une fonction “exporter en PDF”.

En générant un fichier PDF à partir d’un format natif, l’utilisateur peut contrôler exactement ce qu’il diffuse, et ce qu’il autorise les destinataires à faire avec le fichier diffusé (ex. modification, visualisation, impression, …). Par défaut, l’export PDF n’inclut pas les informations cachées, n’autorise pas la modification, et autorise la visualisation et l’impression.

Ainsi, le PDF est devenu un standard universel de diffusion pour la publication sur le web, mais aussi pour la bureautique et l’imprimerie.

Enfin, il faut citer le format ePub, un format ouvert standardisé pour les livres numériques (sur ordinateur ou sur liseuse).

En conclusion

Tant qu’on n’attend pas des destinataires qu’ils contribuent à la rédaction d’un document, il est préférable de diffuser en PDF.

Pour la rédaction collaborative, il faut convenir d’un format d’échange qui n’impose pas aux rédacteurs des contraintes (usage et coûts de matériels, systèmes d’exploitation, logiciels) hors de leur portée. Une bonne solution consiste à choisir des formats ouverts, des logiciels libres et multiplateforme (ex. pour la bureautique : les formats OpenDocument et la suite LibreOffice).

 

 

 

 


1 Publication Assistée par Ordinateur
2 un logiciel Apple conçu pour le Mac ne fonctionnera a priori pas sur un PC Windows, et vice versa.
3 Scalable Vector Graphic
4 Why not Word! de Samuel Tardieu - https://rfc1149.net/documents/whynotword.html